Bilindiği gibi, ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlaması) yaklaşımının altında Entegre Süreç Yönetimi kavramı yatmaktadır. Bu kavramın dayandığı mantık ise çok basittir: Bir işletmedeki tüm süreçler (planlama, satınalma, tedarik, üretim, satış, muhasebe..vs) bir şekilde birbirini besler ve işletme verimini arttırmak için bu süreçleri uç uca (entegre) çalıştırmak gerekir.

Bugün büyük bir firmanın satış noktasından bir ürün veya hizmet satın aldığınızda, ya da aldığınız ürün ya da hizmet için herhangi bir servis noktasına müracaat ettiğinizde, ya da satın alma işleminizin ödemeleri veya faturası ile ilgili firmanın finans birimi ile görüştüğünüzde, karşınıza çıkan bütün görevlilerin sizinle ilgili temel bilgilere erişebildiğini ve ayrı departmanlarda birbirinden habersiz çalışıyor olmalarına rağmen sizinle ilgili birbirlerinin yaptığı işlemlerden haberdar olduğunu fark edersiniz. İşte bu entegre bilgi yönetim sistemlerinin meyvelerinden biridir.

Son yıllarda, bu entegre süreç yönetimi yaklaşımı işletmeleri o kadar çok cezp etmiştir ki; bu sayede SAP gibi ERP uygulamaları tedarik eden dev firmalar doğmuştur. ERP uygulamaları önce üretim planlama, malzeme tedariki gibi ana süreçleri kapsar hale gelmiş daha sonra diğer destek süreçleri de kapsamlarına dahil ederek genişlemişlerdir. Fakat ilginç bir şekilde, İK süreçleri uzun bir süre bu kapsamın dışında kalmış ve hala daha pek çok ERP çözümü tarafından tümüyle kapsama alınamamıştır.

Büyük ERP çözüm sağlayıcıları bile İK modüllerine ayrı bir ada uygulama muamelesi yapmaktadır. Peki İK neden bu kadar özel ve farklı bir alan olarak kalmıştır? Bunun ana sebebi, İK’nın çok az standartlaşmış bir alan olması ve süreçlerin ülkeden ülkeye, şirketten şirkete çok farklılık göstermesi olabilir belki de…

Entegre İK Bilgi Sistemleri

Entegre süreç ve entegre bilgi yönetimi yaklaşımı İK için de çok şey ifade etmektedir. Çalışanlar, stajyerler, bazı resmi kurum ve kuruluşlar İK departmanının müşterileridir. Eğitim, danışmanlık ve dışkaynak hizmeti veren firmalar gibi kuruluşlar da tedarikçileri sayılır. Özellikle büyük şirketlerin İK departmanlarının hizmetlerinde maksimum verimi ve etkinliği elde edebilmesi için iç süreçlerini entegre bir şekilde çalıştırabiliyor olması gerekir. Bunun da ön şartı entegre bilgi yönetim sistemlerine sahip olmaktır.

Enetegre İK sistemi dendiğinde, Türkiye piyasasında irili ufaklı bir çok çözümü bulmak mümkündür. KOBİ’leri hedefleyen Logo gibi çözümler, büyük işletmeleri hedefleyen SAP HCM, Oracle HCM, PeopleSoft, Success Factors ve Bilin gibi global ve yerli çözümler ilk dikkati çekenler arasında sayılabilir. Türkiye’deki büyük işletmelerde (ISO 500) yaygın olarak ne kullanılıyor diye baktığınızda ise SAP HCM ve Bilin çözümlerinin bir adım daha öne çıktığı görülmektedir.

İKBYS Çözümlerinin Değerlendirmesi

2009 yılında, 8000 kişilik bir işletmenin İK bilgi yönetim sistemi (İKBYS) alt yapısını yenileme maksadıyla başlatılan bir projenin ürün seçimi aşamasında bu bahsettiğim ürünleri inceledik. KOBİ çözümleri ile Türkiye’de yaygın olarak kullanılmayan ve yeterli desteği henüz bulunmayan PeopleSoft, Success Factors gibi çözümleri  dışarıda tutarak, yukarıda bahsettiğim 2 ana çözüm ile ilgili aşağıdaki ana başlıklar alrında değerlendirmelerimi paylaşacağım.

  1. Hazır fonksiyonalitenin genişliği ve derinliği
  2. Projelendirme ve bakım/destek
  3. Lisans modeli

İncelemeye temel teşkil eden proje kapsamı (Beyaz ve Mavi Yakalı tüm personel için) şu şekilde idi:

  • Organizasyon Yönetimi
    • İşletme organizasyonunun yönetimi
    • Çalışan özlük bilgilerinin yönetimi
    • Uzun vadeli kadro ihtiyaç planlaması
  • Personel Yönetimi
    • İşe alım
    • Oryantasyon yönetimi
    • Teknik ve davranışsal yetkinlik değerlendirme
    • Performans değerlendirme
    • Gelişim planlama
    • Kariyer yönetimi
    • İş Değerlendirme
    • Ücret ve yan hakların yönetimi
    • Öneri sistemi, tanıma & takdir
    • Stajyer yönetimi
  • Personel Hizmetlerinin Yönetimi
    • Devam takip
    • Çalışan ödeme ve kesintileri (Bordro, avans, harcırah..vs)
    • Servis (taşıma), havuz araçlarının yönetimi
    • Sosyal faaliyetlerin yönetimi
    • Özel talep yönetimi
  • Kurumsal Performans Yönetimi
    • Strateji yayılımı:
    • Kurumsal performans ölçme & değerlendirme

Hazır Fonksiyonalite

SAP’nin büyük işletmeler için sunduğu Business Suite’in içindeki HCM çözümüne baktığımızda, referans kapsamın neredeyse tamamıyla ilgili değişik derinliğe sahip hazır fonksiyonaliteleri barındıran bir çözüm olduğunu gözlemliyoruz. Bu haliyle SAP HCM paketi içinde hazır gelen fonksiyonalitelerin zenginliğinin Bilin’e kıyasla daha fazla olduğunu söyleyebiliriz. Fakat fonksiyonalite derinliği söz konusu olunca, SAP’nin biraz sığ kaldığı ortaya çıkıyor. Bu SAP’nin bilinçli tercihi de olabilir, tabi ki. Sonuçta global bir çözüm sağlayıcı… Dünyanın farklı yerlerindeki, farklı sektörlerdeki büyük işletmelerin ihtiyaçlarının çok farklılaştığı ve dolayısıyla terzi üsulu çalışmanın kaçınılmaz olduğu varsayımıyla,  çözümünü temel fonksiyonları barındıran haliyle satmayı hedefliyor olabilir. Dolayısıyla, Türkiye’deki yasal ve sosyo politik ortamın gereği olarak ortaya çıkan (sayıca da nispeten fazla olan) İK alanındaki özel süreç ve çalışma farklılıklarını SAP HCM’e adapte etmeniz gerekiyor. Oracle’ın çözümünün de bu konuda SAP’den çok ayrışmadığını söyleyebiliriz. Bu sebeple global çözümlerin uyarlama ve geliştirme eforu yerli çözümlere kıyasla bir hayli fazla kalıyor.

Bilin ise, yerli bir ürün olmasının avantajını burada oldukça iyi kullanıyor. İrili ufaklı pek çok Türk işletmesini müşteri portföyünde bulunduran şirket, zaman içinde bu şirketlerin çok detaylı iş ihtiyaçlarını ürünün içine katmayı başarmış. Özellikle personel hizmetlerinin yönetimi alanında çok detaylı düşünülmüş bir çözüm sunuyor. Dolayısıyla hazırda gelen fonksiyonaliteler bakımından bir Türk işletmesi için çok daha doyurucu bir resim çiziyor. Sadece raporlama ve kurumsal performans yönetimi alanlarında global rakiplerine göre zayıf olduğunu söyleyebiliriz. Yakın zamanda raporlama tarafındaki eksiklerini başka bir raporlama çözümünü ürünlerine entegre ederek bir miktar kapamış durumdalar.

Projelendirme ve Bakım / Destek

SAP HCM çözümünün projelendirilmesinde ve proje sonrası bakımında kimlerden destek alabiliriz diye baktığımızda da, karşımıza geniş bir ekosistem çıkıyor. Pek çok SAP çözüm ortağı mevcut; ve sayıları gün geçtikçe de artıyor. Ne yazık ki bu çokluk, maliyet noktasında fazla avantaj yaratmıyor. Bu ekosistemin kendi içindeki farklı dinamikleri yüzünden danışmanlık adam.gün bedelleri yüksek seviyelerde ve danışmanlık kalitesi de pek yüksek değil. SAP danışmanı olmak için gereklilikler maalesef çok düşük. Piyasadaki ücretlerin yüksekliğinden ötürü de tabiri caiz ise ipini koparan SAP Danışmanı olarak geziyor. Bu sebeple çözüm ortağı seçerken firmanın ekibini iyi araştırmak gerekiyor.

Danışmanlık bedellerinin yüksekliği, yüksek uyarlama/geliştirme eforu ile birleşince proje maliyeti yerli çözümlere kıyasla yüksek çıkıyor. SAP, açık kaynak kodlu bir sistem sunduğu için, geliştirme eforunun bir kısmını ve bakım / destek eforunun çoğunu iç kaynaklarla yürütmek ve maliyetleri bir miktar aşağı çekmek de mümkün.

Bilin’e baktığımızda ise; karşımızda SAP’deki gibi çözüm ortaklarından oluşan bir ekosistem göremiyoruz. Yazılımı geliştiren firma ile satan, projelendiren ve tüm bakım destek hizmetlerini veren aynı firma. Ayrıca çözümün kaynak kodları kapalı, yani Bilin firması dışında herhangi birinin yazılıma müdahale etmesi mümkün değil.  Bu durum da ürün ile ilgili desteğin sürdürülebilirliği noktasında bazı soru işaretleri yaratıyor.

Bilin özelinde dikkat edilmesi gereken bir başka sıkıntılı durum da versiyon yönetimi ile ilgili… Bilin, her projede çözümünü ilgili müşterinin talepleri doğrultusunda farklılaştırıyor ve o müşteriye özel bir versiyon üretiyor. SAP’deki kadar yapılandırılmış bir versiyon yönetimi olmadığı için müşteri tarafındaki her versiyon yükseltme işi beklenenin ötesinde sorunlu olabiliyor.

Bilin’in danışmanlık bedelleri SAP piyasasından çok farklı değil. Ama uyarlama / geliştirme eforu çok fazla olmayan bir senaryo seçilir ise toplam proje maliyeti SAP gibi global çözümlere göre bir hayli düşük çıkabiliyor.

Lisans Modeli

SAP gibi global çözümlerin lisanslama modelindeki en büyük sorun kompleksite seviyesi… Çoğu zaman çözümler gereğinden fazla alt lisanslara bölünmüş oluyor ve her biri CPU, kullanıcı, ciro, hacim…vb parametrelere bağlı olarak farklı koşullar altında lisanslanıyor. Lisans çeşitliliği ve koşulların karmaşıklığı bazen o kadar fazla oluyor ki; asıl işi lisans satmak olan satış temsilcileri bile lisansların detayını bilemeyebiliyor. Ayrıca SAP’nin lisans alım sözleşmeleri, müşteriye daha sonra masraf çıkarabilecek bir sürü mayın madde (kısıtlama) içerebiliyor. SAP’nin lisans denetimleri de sıkı olduğu için sözleşmelere çok dikkat etmek gerekiyor. Lisans fiyatı ise tam bir koyun pazarlığı meselesi. Lisansların liste fiyatları genelde son derece fahiş seviyelerde oluyor; müşteriye ve yapılan alım miktarına göre değişen oranlarda indirimli satılıyor. Eğer çok arzu edilen bir müşteri veya proje örneği söz konusu ise, bu indirim oranları %95’leri bile bulabiliyor.  Özetle, SAP gibi bir firmadan lisans alınacaksa alınan lisansın içeriğini, sözleşmesini, koşullarını, fiyatını 40 defa gözden geçirmek gerekli.

Bilin gibi yerli firmalarda ise lisanslama modeli daha basit. Lisans fiyatları da koşulları da daha esnek. SAP veya Oracle’a göre daha az sıkıntı yaşayacağınız garanti…